吳帝聰博客
在一開(kāi)始，先問(wèn)大家一個(gè)問(wèn)題：你覺(jué)得開(kāi)會(huì)需要多少成本？
答案很可怕，有美國(guó)權(quán)威數(shù)據(jù)顯示，每年企業(yè)會(huì)因?yàn)椴划?dāng)?shù)臅?huì)議管理，導(dǎo)致高達(dá)60億美元的損失。
因?yàn)楸澈髶p失的不僅是會(huì)議設(shè)備，還有員工大量的、寶貴的工作時(shí)間，這可是一筆昂貴的隱性成本。
▲會(huì)議成本分析
更要命的是，很多會(huì)議還會(huì)讓員工負(fù)能量爆棚，他們往往會(huì)在內(nèi)心上演一場(chǎng)激烈的吐槽大會(huì)。
其實(shí)啊，員工討厭的并不是開(kāi)會(huì)，而是那些冗長(zhǎng)的、沒(méi)有多大意義的會(huì)議，如果能提高效率，想必大家都能愉快地玩耍。
在這，給大家提供6點(diǎn)建議：
1、會(huì)議至少提前3天通知
關(guān)于開(kāi)會(huì)，員工最不喜歡聽(tīng)的一句話是：準(zhǔn)備一下，10分鐘之后開(kāi)會(huì)！
此時(shí)員工的內(nèi)心是崩潰的，因?yàn)樗麄兊墓ぷ骱?span id="ppppp3p" class='wp_keywordlink_affiliate'>思路不得不被打斷，而且因?yàn)闆](méi)有準(zhǔn)備，會(huì)像赴刑場(chǎng)一樣惴惴不安。
所以，領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)克制臨時(shí)開(kāi)會(huì)的沖動(dòng)，安排好自己的時(shí)間表，提前通知會(huì)議時(shí)間、主題和議程，乃至提前發(fā)放一些會(huì)議資料。
這樣一來(lái)，參會(huì)人員就會(huì)有充足的準(zhǔn)備，可以有效節(jié)省在會(huì)上閱讀和思考的時(shí)間。
2、把臨時(shí)會(huì)議控制在22分鐘以內(nèi)，講完就解散
有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)也很無(wú)奈，對(duì)于突發(fā)性的緊急事件不得不召開(kāi)會(huì)議。
對(duì)于這種會(huì)議，要的只召集主要人員，并且建議大家可以站著開(kāi)會(huì)，畢竟事情比較緊急，快速做出決定、然后去行動(dòng)，這遠(yuǎn)比打嘴炮重要。
關(guān)于控制時(shí)間有個(gè)小技巧，可以輪流選定一個(gè)主持人計(jì)時(shí)，超出時(shí)間主持人就要受罰。
當(dāng)然，主持人的角色很重要，要想把控好時(shí)間，就要保證不跑題，嚴(yán)格遵守每個(gè)階段的議程，當(dāng)上一個(gè)議題結(jié)束時(shí)，就馬上進(jìn)入下一個(gè)議題。
3、盡量不要開(kāi)批判別人的會(huì)
很多時(shí)候，獎(jiǎng)勵(lì)要公開(kāi)和及時(shí)，而批判要私下和慎重。一個(gè)好的會(huì)議應(yīng)該起到動(dòng)員激勵(lì)的作用，而不是去打壓別人的積極性。
所以，我們可以開(kāi)批判會(huì)，但更應(yīng)該是自我批判和反省，盡量只談自己的問(wèn)題，而克制去說(shuō)別人的問(wèn)題。
當(dāng)然，如果實(shí)在要批判他人，那要確保兩個(gè)原則：
一是務(wù)必保證自己已經(jīng)正確理解了別人的意思；
二是要針對(duì)問(wèn)題，提出具體的解決方法，或者建設(shè)性的意見(jiàn)和建議。
給大家提供一個(gè)小技巧，有的公司在開(kāi)會(huì)時(shí)，會(huì)禁止員工說(shuō)“我覺(jué)得……”，而是要求同事提出數(shù)據(jù)和論據(jù)，來(lái)佐證自己的觀點(diǎn)。或許，這可以有效避免情緒宣泄式的批評(píng)。
▲數(shù)據(jù)能更清晰明了
4、讓會(huì)議人員有參與感
很多公司的會(huì)議都是一言堂，老大在上面blabla講個(gè)不停，其他人在會(huì)上昏昏欲睡。
谷歌公司開(kāi)會(huì)的方法之一就是：每個(gè)參會(huì)人都必須給出自己的想法，如果沒(méi)有想法的話，就說(shuō)明他壓根就不應(yīng)該參加這次會(huì)。
關(guān)于參與感，最常見(jiàn)的做法是：輪流發(fā)言。但僅僅有輪流發(fā)言是不夠的，順序很重要。
比如可以讓沉默寡言者、對(duì)話題不熟悉、不權(quán)威的人先發(fā)言。這樣一來(lái)，就可以避免有人渾水摸魚(yú)，他們經(jīng)常會(huì)說(shuō)：我要講的，都被上一個(gè)講完了，沒(méi)什么要補(bǔ)充的。
當(dāng)然，每個(gè)人發(fā)言時(shí)也都應(yīng)該限定發(fā)言的時(shí)間。
5、會(huì)上一定要做出決策，這個(gè)決策者是領(lǐng)導(dǎo)
美國(guó)總統(tǒng)杜魯門有一句信條，叫做“讓問(wèn)題到我為止”，意思是由我來(lái)解決和結(jié)束問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)者就要擔(dān)任這個(gè)角色，敢于做決定。
關(guān)于做決策，可以參考新美大公司（新美大是大眾點(diǎn)評(píng)網(wǎng)與美團(tuán)網(wǎng)戰(zhàn)略合作后的名稱），它們實(shí)行的是“二審終審制”。
也就是說(shuō)，關(guān)于某個(gè)問(wèn)題，最多只能經(jīng)過(guò)兩次民主討論，最終上級(jí)做出決定后，下級(jí)要無(wú)條件地去執(zhí)行。
6、開(kāi)會(huì)后要進(jìn)行目標(biāo)追蹤
我們?cè)陂_(kāi)會(huì)時(shí)，往往會(huì)確定一些目標(biāo)，并且會(huì)把任務(wù)分配到具體的個(gè)人。
但之后呢？任務(wù)被執(zhí)行得怎么樣，目標(biāo)到底能不能被完成？這些很多領(lǐng)導(dǎo)心中無(wú)數(shù)。
給大家提供我們團(tuán)隊(duì)的一種方法，我們會(huì)在內(nèi)部選定一個(gè)員工，同時(shí)擔(dān)任會(huì)議記錄員和任務(wù)追蹤員的角色。
在每次會(huì)議后，會(huì)分發(fā)會(huì)議記錄到參與人郵箱，明確會(huì)議的結(jié)論、任務(wù)、執(zhí)行人和期限，并且會(huì)每周進(jìn)行追蹤和確認(rèn)。
等到每周一的時(shí)候，這位員工還要在微信群里頭，把每個(gè)人的任務(wù)情況以及目標(biāo)進(jìn)度公布出來(lái)，當(dāng)然，都是以數(shù)據(jù)表格的形式。
說(shuō)真的，開(kāi)會(huì)是個(gè)很復(fù)雜的問(wèn)題，其中不僅包含各種管理理念和技巧，還會(huì)體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的情商和智商。
最后給大家推薦一本書(shū)籍，叫做《羅伯特議事規(guī)則》。據(jù)說(shuō)當(dāng)年孫中山很膜拜這本書(shū)，還曾經(jīng)據(jù)此制定了國(guó)民黨的開(kāi)會(huì)原則。
好了，這就是今天跟大家分享的內(nèi)容。你的公司有沒(méi)有什么高效開(kāi)會(huì)的技巧，不妨在留言處跟大家分享一下。
作者：許茹冰
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