吳帝聰博客
一、會前準(zhǔn)備要參與
會議的有效性始于非常充分的準(zhǔn)備工作。會議組織者是否進(jìn)行了準(zhǔn)備，與會者一眼就能看得出來。即便公司會議是在內(nèi)部，彼此都很熟悉了，也馬虎不得。
要先策劃，準(zhǔn)備議程，選擇參會人員，通知大家需要做的事情。如果你只是參加會議，也要進(jìn)行準(zhǔn)備。弄明白自己參加會議的目的，確定自己可以為會議做哪些事情。
作為老板，要清楚每場會議舉辦的意義，即使是周例會和月例會，也要在會前做好充分的了解，這將直接關(guān)系到會上講話的內(nèi)容。
二、會議類型要明確
從會議召開的節(jié)點可以把公司內(nèi)部會議分為早會、夕會、周會、月會、年會等。按照主題和性質(zhì)的不同，可以把公司會議分為：
解決問題型：
會議的目的是要討論一個問題，拿出一個解決方案。領(lǐng)導(dǎo)人在這種會議上的講話要涉及到目前存在的問題是什么，如果再不解決會帶來什么樣的影響，最后，要提出建設(shè)性的意見。領(lǐng)導(dǎo)人的銷講就是指明方向、引發(fā)思考、給出方法。
信息共享型：
會議的目的是分享新信息，公布決定，確保每個人都了解發(fā)生的變化和自己的任務(wù)。這種性質(zhì)的會議，領(lǐng)導(dǎo)人要特別把握公布的藝術(shù)，如果是好事，有藝術(shù)和設(shè)計的公布能更好的調(diào)動氣氛，即便是不好的決定，也更容易讓員工接受。
比如要做好開場前的鋪墊、對過去一段時間的回顧和總結(jié)、對表現(xiàn)突出的員工予以嘉許和獎勵等。
團(tuán)隊建設(shè)型：
會議的目的是把大家聚在一起，討論正在做的事情及其進(jìn)展情況。團(tuán)隊建設(shè)型會議可以有效地培養(yǎng)公司所必需的團(tuán)隊精神，也是企業(yè)老板傳遞價值觀、企業(yè)思想的重要途徑。這種會議老板的講話要幽默風(fēng)趣，適合營造出一種輕松的氛圍。
當(dāng)然，偶爾講講自己的創(chuàng)業(yè)歷程及公司使命和愿景的由來和使命，也會收獲到意想不到的效果：與員工的心更近了，彼此的認(rèn)知更深刻了，前進(jìn)的步伐更一致了。
培訓(xùn)輔導(dǎo)型：
會議的目的是對員工進(jìn)行技能上的專業(yè)培訓(xùn)，一般領(lǐng)導(dǎo)人都會做開訓(xùn)致辭。這時候的銷講需要唱“高調(diào)”，把此次培訓(xùn)會的目的、內(nèi)容、期待等逐一講到，既要表現(xiàn)出公司對員工職能培訓(xùn)的重視，又要表明一定的期待和希望，讓大家懂得珍惜此次安排并全身心投入其中。有開訓(xùn)致辭也有結(jié)業(yè)致辭，結(jié)業(yè)的銷講可以更側(cè)重在歡喜和祝福上。
不管是哪種類型的會議，在做發(fā)言時，都可以遵從這種的發(fā)言順序：陳述觀點，說明理由，舉個例子證明推論正確，再次重申觀點，結(jié)束發(fā)言。
三、表達(dá)方式要重視
領(lǐng)導(dǎo)人在公開會議時要盡量避免批評或負(fù)面評價，這是一種領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)。每個人都尊敬你，把你當(dāng)成領(lǐng)導(dǎo)。你說的每句話的影響都會被成倍放大，可能是正面的，但也可能是負(fù)面的。
其他人在會上有所作為的時候，你要點頭，微笑，支持他們。一起開會的時候，一個人在會上發(fā)言就相當(dāng)于登上了舞臺。參會的任何人的任何一點評價，尤其是他上級的評價，都會讓他備受眾人矚目。
這評價可能讓他感受到自我價值和自我的重要性，也可能讓他覺得受到了傷害，產(chǎn)生抵觸情緒。所以說話時你務(wù)必要小心行事。
即便你只是對某人稍加批評，抬抬眉毛，不滿地看一眼，但大家都能看得到，那個人會感到被人輕視，沒有安全感。
如果有的人說話做事讓你不高興，在眾人面前要保持鎮(zhèn)定和冷靜，把這種不快先放到一邊，私下再談。規(guī)則是：當(dāng)眾表揚，私下批評。
四、避免忘詞小秘訣
開會時在眾目睽睽之下發(fā)言擔(dān)心自己會語無倫次？沒有重點、讓人摸不到頭緒的發(fā)言，沒有人愿意聽？開會前寫個計劃性提綱，能讓你的發(fā)言簡潔流暢，還可以防止你跑題，讓你對自己的發(fā)言更有信心?！?/span>
1. 把你打算在發(fā)言中用到的所有信息都寫下來。
現(xiàn)在先不用擔(dān)心順序或者是否切題的事情。這就像開發(fā)新產(chǎn)品的頭腦風(fēng)暴會議一樣，你現(xiàn)在只是在羅列一些情況，而不是創(chuàng)意和想法。把你想到的信息羅列出來后，再分別將每一條寫在一張便簽上。
2. 讀一遍這些便簽，然后再讀一遍。
第二次讀的同時，將便簽分類，把傳達(dá)同類信息的便簽放在一起。先不要管現(xiàn)在收集的信息的數(shù)量，如果某張便簽不屬于任何一個類別，那么就把這一張單獨放著。
3. 重新檢查便簽上的信息。
那些單獨放著的便簽是否真的適合你的主題呢？如果不符合，那就不要猶豫，扔掉它。如果內(nèi)容與你的主題非常契合，那么就要再找一些相關(guān)信息來豐富一下。如果其中一類的便簽非常多，那么仔細(xì)看一下，是否有一些是畫蛇添足的，如果是的話，也要扔掉?！?/span>
4. 接下來可以開始調(diào)整這些內(nèi)容的順序了。
先把會議發(fā)言中要提到的重點寫下來，標(biāo)出1、2、3等優(yōu)先次序。再看剛才分類好的信息分別適合用在哪些重點中。然后用簡單的詞句概括每條信息的內(nèi)容，并寫在剛剛記下來的重點下面。
5. 給你的發(fā)言寫個開頭和結(jié)尾。
這兩個內(nèi)容應(yīng)該逐字逐句地寫出來，以防發(fā)言的時候太過緊張。開頭應(yīng)該介紹你發(fā)言的主旨，讓與會者知道你要告訴他們哪些信息；而結(jié)尾則是對你的發(fā)言內(nèi)容作一個總結(jié)，告訴與會者剛才你講了些什么。
開會是任何一家公司不可回避的問題，高效的會議能做到：確定目標(biāo)，凝聚共識，解決工作中的問題、指導(dǎo)下一步工作。
可惜的是并不是每個企業(yè)都能有效的利用這個途徑，或者說并不是每個領(lǐng)導(dǎo)者在會議中的講話都能產(chǎn)生實質(zhì)的效果，70%的會議是無效會議：拖沓冗長、議而不決、無聊沉悶。如何組織一場高效的會議是每個領(lǐng)導(dǎo)者不得不思考的問題，如何在會議上做好每一場講話更是重中之重。希望今天的分享能給到大家一些啟示。
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